⏱ 10 min
Les termes «ressources» et «pénurie de ressources» sont omniprésents dans de nombreuses organisations à but non lucratif. Dans ce contexte, les bons systèmes informatiques peuvent jouer un rôle central car ils permettent d’obtenir une vue d’ensemble des ressources humaines et financières. Mais comment trouver le bon système et quels sont les éléments dont une organisation à but non lucratif doit tenir compte lors de l’appel d’offres et de l’évaluation?
Les organisations à but non lucratif (NPO) ne sont pas les seules à utiliser des systèmes informatiques pour la planification, la gestion, l’allocation et le contrôle des ressources, les petites et moyennes entreprises (PME) en utilisent également. Dans le jargon technique, on parle de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning ou planification de ressources pour entreprises). Il existe une multitude de fournisseurs différents sur le marché suisse: Abacus, SAGE, SAP ou Microsoft Dynamics. Quelques organisations font toujours confiance aux feuilles Excel avec lesquelles elles tentent de gérer au mieux leurs ressources même si les procédés sont parfois extrêmement complexes.
Pourquoi installer un ERP alors que ça fonctionne sur Excel? La réponse tient en peu de mots: efficacité et sécurité de la planification. L’utilisation de systèmes ERP permet de soutenir, digitaliser et automatiser différents processus centraux et supports d’une entreprise. Par l’utilisation et la gestion efficaces des ressources, la solution ERP favorise le bon fonctionnement opérationnel et la conduite de l’organisation. Les données nécessaires proviennent généralement des départements des finances et du personnel. Par conséquent, un ERP est une application clé pour tous types d’organisation – même pour une entreprise de petite taille avec peu de collaborateurs.
Conditions et facteurs clés d’un ERP adapté
Pour qu’une solution ERP réponde aux attentes d’une NPO ou d’une PME et que celle-ci en tire le meilleur rapport coûts-efficacité, il faut tenir compte de différents facteurs clés.
Couverture des processus propres
Un ERP intervient au niveau des processus d'une organisation. Dès lors, il est d’autant plus important que la solution envisagée puisse les reproduire et les soutenir le plus fidèlement possible. Il est essentiel que les NPO et les PME fassent preuve d’un certain degré de flexibilité et d’ouverture quant à une adaptation ou une transformation de leurs propres processus. En effet, une solution ERP reproduit des processus selon ses propres considérations et schémas. Ce n'est que dans de très rares cas qu’ils coïncident avec les processus tels qu’ils sont établis dans l’organisation. Pour cette raison, la plupart des fournisseurs proposent certaines possibilités d’adaptation qui se limitent souvent à quelques options de paramétrage et de configuration sans permettre une complète reconstruction.
Il faudrait développer une solution individuelle pour remédier à cette situation, mais cela représente des investissements et des coûts d’exploitation importants que de nombreuses organisations (d’utilité publique) ne peuvent malheureusement pas se permettre.
Critères techniques
Une (nouvelle) solution ERP doit s’intégrer au mieux dans l’architecture informatique existante. Si tel n’est pas le cas, une organisation doit être prête à revoir globalement cette architecture à partir de l’ERP. Elle sera particulièrement attentive aux interfaces, à l’hébergement (solution cloud ou sur site) et à la palette de produits existants (par ex. écosystème Microsoft) pour être en mesure de tirer profit des éventuelles synergies et possibilités techniques et financières.
Garder à l’esprit la valeur ajoutée du système
Pour que le nouveau système génère le plus de valeur ajoutée possible pour l’organisation et que celle-ci puisse voir les avantages économiques de la solution, il est nécessaire de formuler les objectifs et les attentes en définissant des indicateurs. En fin de compte, ces indicateurs (par ex. réduction des coûts ou des étapes de travail) devront être contrôlés pendant toute la durée du projet, mais également durant l’exploitation opérationnelle. Il est ainsi possible de veiller au suivi des objectifs à atteindre et d'ajuster les processus si nécessaire en prenant des décisions rapides.
Vérifier les options et remettre les standards en question
Comme mentionné au début de l'article, bien qu’ils ne soient que quelques fournisseurs à occuper la majeure partie du marché suisse et à être présents sur Internet, il existe des dizaines de solutions ERP performantes présentant différents degrés de fonctionnalité et points forts. Les entreprises sont nombreuses à favoriser une solution en raison de sa marque. Cependant, il est important de s'ouvrir à d'autres options. Il peut être intéressant d’examiner des solutions moins connues mais qui répondent davantage aux spécificités de votre organisation.
Procédure d’un projet d’appel d’offres et d’évaluation
Illustration 1: Etapes d’un projet d’appel d’offres et d’évaluation
L’appel d’offres et l’évaluation d’un ERP est un projet important dont la gestion requiert du soin et de la préparation.
Le projet comporte quatre phases principales. A cet égard, il importe peu que l’appel d’offres concerne un ERP, un serveur ou une infrastructure informatique. Dans tous les cas, la première étape consiste à analyser la situation initiale afin de savoir exactement quel sera l’objet de l’appel d’offres. Sur la base de cette analyse et des exigences formulées, on peut établir la documentation de l’appel d’offres et lancer la procédure. Les offres reçues seront évaluées et comparées entre elles au cours d’une troisième étape. Enfin, il faut choisir une solution et signer le contrat avec le fournisseur de logiciel. Un projet de cette nature est complexe et dure généralement entre six et douze mois. Il ne faut donc pas le sous-estimer ou l’exécuter dans l’urgence.
Documenter les critères
Lorsque les objectifs du projet sont définis, la première étape d’un projet d’appel d’offres et d’évaluation consiste à formuler les critères auxquels la solution devra répondre (situation souhaitée). Les critères sont énumérés, documentés et classés par ordre de priorité. Il n'est pas nécessaire de les intégrer au cahier des charges. Ils peuvent par exemple être documentés dans une annexe sous forme de tableau Excel. La structure du catalogue des critères doit idéalement permettre l’extraction des différents processus ou parties de système/modules. Il s'agit notamment de formuler les exigences à l'égard de l’application, du projet d’introduction de l’ERP, de l'exploitation de la solution et, le cas échéant, du remplacement du système existant.
Lors de la rédaction du catalogue des exigences, il est bon de tenir compte de la situation initiale, des processus pertinents et de l’architecture technique dans laquelle la solution doit être intégrée. Il est tout aussi crucial de prendre en compte les besoins des personnes concernées par les processus ou les questions liées à l’ERP (stakeholders). Il convient donc de réfléchir aux processus que l’ERP devra soutenir ou reproduire et quelles seront les personnes de l’entreprise qui seront impactées par ces éventuels changements. On laissera notamment les voix critiques s’exprimer afin d’aborder au plus tôt et le plus habilement possible le plus grand nombre d’obstacles, d'appréhensions et de risques.
D’autres informations pertinentes pour l’appel d’offres complètent le cahier des charges: indications sur l’entreprise, la situation initiale et la situation actuelle, le calendrier, les conditions cadres (par ex. le nombre d’utilisateurs, d’écritures, etc.) et les procédures de sélection et d’évaluation. Par ailleurs, il faudrait joindre en annexe une liste de prix pour relever et comparer les coûts de l’offre de manière structurée.
Illustration 2: Exemple d’une table des matières pour la documentation d’un appel d’offres
Gérer la masse des différentes solutions
Le fait que le marché propose une multitude de solutions ERP peut représenter un réel problème pour les organisations en quête d’un ERP. Plus il y a de solutions, plus la probabilité de trouver la solution adaptée à ses exigences augmente. En outre, la solution adaptée risque de se noyer dans la masse de solutions potentielles.
Il est donc d’autant plus important de procéder à une première analyse du marché et des recherches lorsque les principaux critères sont définis et que le cahier des charges se remplit. Dans le cadre de ces recherches, les organisations considéreront tous types de solutions et s’efforceront de garder l’objectif final à l’esprit. Cela signifie qu’elles prendront en compte des solutions moins réputées mais susceptibles de convenir et qu’elles écarteront assez rapidement des solutions au nom connu ou au design séduisant dont les déficits fonctionnels sont évidents. La liste dressée pendant ces recherches porte le nom de longlist de solutions potentielles.
L’étape suivante consiste à s’entretenir brièvement avec les fournisseurs qui figurent sur la longlist ou à demander des informations supplémentaires pour se renseigner sur les possibilités de base des solutions et se faire une première impression. Les solutions qui passent l'examen de cette étape figurent sur la shortlist. Il est important que cette shortlist ne comprenne pas plus de cinq à huit solutions. Dès lors, l’entreprise peut déjà contacter les fournisseurs de ces solutions pour voir s’ils sont intéressés à participer à l’appel d’offres. De cette manière, la probabilité que les fournisseurs figurant sur la shortlist soumettent une offre augmente.
Appel d’offres
Lorsque la documentation de l'appel d’offres et la shortlist sont établies, elles peuvent être envoyées aux fournisseurs. Dans le cadre de l’envoi de la documentation, il convient de respecter le calendrier défini et d’en communiquer les principaux délais (par ex. le délai de soumission). A ce stade, l’entreprise prendra soin de contacter les fournisseurs avec lesquels elle ne s’est pas encore entretenue individuellement pour éviter qu’ils ne reçoivent leur invitation à participer à l'appel d’offres sans en avoir été informés au préalable. Plus le contact est personnel et plus l’entreprise manifeste son intérêt pour une solution, plus cette dernière peut s’attendre à ce que le fournisseur participe à son appel d’offres.
Dans une procédure d’appel d’offres classique, le délai de soumission est d’au moins quatre semaines. Toutefois, pour encourager une large participation et favoriser une qualité élevée des offres, il est recommandé d'accorder entre six à huit semaines. Après 10 à 14 jours, l’entreprise prévoit un échange de questions-réponses, au cours duquel les candidats ont la possibilité de soumettre leurs questions par e-mail. L'organisation à l’origine de l'appel d'offres y répond par écrit en quelques jours. En principe, tous les fournisseurs disposent des mêmes informations. Si, pour diverses raisons, l’un des fournisseurs devaient recevoir des informations supplémentaires, celles-ci doivent également être communiquées aux autres.
A la date d'expiration du délai de soumission, l’entreprise rassemble et trie les offres. Elle accuse réception des offres et informe les soumissionnaires de la suite de la procédure (date de réponse, procédure d'évaluation, etc.).
Evaluation et décision
En règle générale, les offres sont vérifiées et évaluées plusieurs fois et par plusieurs personnes. Il convient de respecter les informations sur la procédure et l’évaluation communiquées précédemment. L’entreprise aura pris soin de préparer un formulaire pour permettre une bonne comparaison des offres. Outre les critères définis, la première évaluation devra également prendre en compte les impressions subjectives sur le prestataire et sa solution, sans toutefois les pondérer trop fortement.
A l’issue d’un premier cycle d’évaluation, au cours duquel un formulaire d’évaluation aura été complété pour chaque offre, l’entreprise organise des showcases (éventuellement couplés à des présentations des offres). A cette occasion, les soumissionnaires seront invités à présenter une ou plusieurs fonctions, processus ou workflows de leur ERP. Ces showcases devraient également être évalués de manière uniforme et leurs résultats intégrés dans l’évaluation globale. Lors de l’envoi initial de la documentation d’appel d’offres, l’entreprise veillera à indiquer dans le calendrier les dates des showcases en suggérant aux soumissionnaires de les réserver. Il est toujours intéressant de demander des références aux clients des fournisseurs vers la fin de l’évaluation.
Après les différents cycles d’évaluation, il faut consolider les évaluations des offres. Si nécessaire, il est d’ores et déjà possible d’engager des négociations de prix ou de modalités. Cette phase de consolidation est l’occasion de discuter en interne des éventuelles questions en suspens ou des incertitudes pour, dans une dernière étape, désigner celui qui remporte l’appel d’offres. Tous les soumissionnaires reçoivent le résultat de l’appel d’offres, y compris une brève justification. Dans l'idéal, l’entreprise organise sur demande un entretien individuel et détaillé avec ceux qui n'ont pas été retenus.
A la fin du projet, l’entreprise et le fournisseur retenu rédigent et signent les contrats ainsi que les conventions de services (SLA), etc. A ce stade, il peut être intéressant de faire appel à un conseiller juridique externe pour une révision sommaire des documents afin de bien se positionner par rapport au prestataire sur les points les plus importants. Si nécessaire, il est toujours possible de mener des négociations supplémentaires. En parallèle, l’entreprise organise une séance pour lancer le projet et planifier les premières étapes.
Résumé
Les appels d’offres et les évaluations sont des projets dont il ne faut pas sous-estimer la complexité. Durant la phase d’analyse, il est crucial de procéder méthodiquement en s’assurant que tous les critères essentiels figurent dans la documentation de l’appel d’offres. Le déroulement de l’appel d’offre doit être pensé de A à Z et les fournisseurs doivent disposer de toutes les informations pertinentes afin de soumettre des offres appropriées et de qualité.
Enfin, l’évaluation doit être juste et objective. L’objectif d’un appel d’offres est de trouver la meilleure solution pour sa structure. Dès lors, il est de l’intérêt de l’organisation de montrer une certaine ouverture d’esprit et de considérer toutes les solutions susceptibles d’être adaptées.
Connaître le marché et les principaux aspects d’un appel d’offres et d’une évaluation, savoir organiser les informations sont des atouts non négligeables. La communication avec les fournisseurs est aussi déterminante. Pour les organisations qui ne disposent que de peu d’expérience dans le domaine des appels d’offres et des achats, le processus peut rapidement devenir stressant. Il est par conséquent conseillé de faire appel à un partenaire spécialisé pour accompagner le projet de son expertise et, si nécessaire, conseiller les organisations.
Avertissement:
Cet article ne prend pas en compte les exigences réglementaires imposées aux marchés publics selon l’ordonnance sur les marchés publics (OMP), dont la procédure diffère sur certains points. Si vous avez des questions sur les appels d’offres selon l’OMP ou sur l’OMP directement, n’hésitez pas à contacter nos conseillers en informatique ou nos juristes.
Des questions concernant le système ERP?
Contactez BDO. Les experts de nos 34 succursales suisses vous conseillent.
Vous trouverez d’autres articles et publications via le champ de recherche ci-dessus ou dans le menu, sous «Publications».
Assurez-vous une longueur d’avance en termes de connaissances et abonnez-vous aux News et actualités de BDO.
Please fill out the following form to access the download.