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Flims Electric AG setzte bei ihrer Rechnungsfreigabe auf Papier. So wurde eine Rechnung manuell von Mitarbeitenden zu Mitarbeitenden weitergereicht, um die notwendigen Visa einzuholen. Dadurch entstanden teils lange Wartezeiten, bis die Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet werden konnten. Bei der Umstellung auf die digitale Verarbeitung wurde die Visumsstruktur und -regelungen in verschiedenen Mandanten gemäss den IKS-Vorgaben aufgebaut. Zusätzlich wurde ein vier Augen-Prinzip implementiert, abgestuft durch unterschiedliche Freigabelimiten.
Astrid Gerschwiler, Kreditorenbuchhalterin bei Flims Electric AG, erlebte die Umstellung sehr positiv: «Die Zeitspanne zwischen Planung bis zur Umsetzung des Projekts war sehr kurz. Die Realisation der elektronischen Visumskontrolle ging einwandfrei und rasch über die Bühne. Durch den engen Austausch mit unserer Ansprechperson bei BDO wurde der Zeitplan wie geplant eingehalten.»
Wie empfanden die Mitarbeitenden von Flims Electric AG die Umstellung?
«Die Installation auf den jeweiligen Geräten der Mitarbeitenden verlief einwandfrei. Grundsätzlich war der Ablauf einfach zu erklären, jedoch tauchten bei den Mitarbeitenden zusätzliche Wünsche und Anregungen auf. Diese waren teilweise herausfordernd und verlangsamten den Einführungsprozess. Durch die Unterstützung von BDO und der Routine, welche sich nach und nach einstellte, klärten sich die offenen Fragen zunehmend. Die Visum-User haben sich rasch an das neue Konzept und den veränderten Ablauf gewöhnt.»
Welche Hauptvorteile bieten die neue Lösung?
«Die Rechnungen gehen direkt an die Kreditorenbuchhaltung, wodurch späte Buchungen und Zahlungen massiv reduziert wurden. Die Mitarbeitenden mit Controlling-Funktion haben durch den neuen Prozess jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und können nachvollziehen, ob und wo fällige Rechnungen noch nicht visiert wurden.»
Bei der Obwaldner Kantonalbank spielt das Thema Digitalisierung eine wichtige Rolle. Die Digitalisierung verschiedener Prozesse und Abläufe sollen die teilweise dezentrale Zusammenarbeit erleichtern. Nebst der raschen Abrufbarkeit und Bearbeitung der Belege war es wichtig, diese elektronisch und gesetzeskonform archivieren zu können. Um die Verarbeitung effizienter zu gestalten, wurden Freigabe-Gruppen erstellt, bei denen ein Visum von mehreren potenziellen Visumsgebern zur Weiterverarbeitung ausreicht. Ab einer individuell definierten Betragshöhe sind mehrere Visa zur Freigabe nötig. Das Visieren der einzelnen Rechnungspositionen begünstigt eine parallele Verarbeitung des einzelnen Belegs durch unterschiedliche Visumsgeber und Visumsgeberinnen.
Luzia Kathriner-von Rotz, Spezialistin Rechnungswesen bei OKB, beschreibt ihre Erfahrungen während des Projekts:
«Die Gespräche waren konstruktiv und strukturiert. Das gegenseitige Verständnis konnte rasch aufgebaut werden, sodass die Besprechungen effizient und zielführend durchgeführt wurden. Die Realisierung erfolgte reibungslos. Dank guter Vorbereitung und den Vorab-Tests der Prozesse konnte die Einführung rasch und erfolgreich umgesetzt werden.»
Welche Verbesserungen zeigen sich seit der Einführung des digitalen Prozesses?
«Einerseits die einfache Umwandlung von Papierbelegen in die digitale Form. Andererseits der klar definierte Ablauf der Visumsprozesse. Er ermöglicht eine orts- und zeitunabhängige Lösung und der Ablauf ist von A bis Z dokumentiert: Wer hat die Rechnung bereits visiert? Wer hat sie freigegeben? Wer hat welche Kompetenzen bei der Visumsvergabe?»
Ortsunabhängige Arbeitsformen kommen vermehrt in den Unternehmen an. So auch beim Careum Bildungszentrum. Diese Umstellung verlangt nach neuen Prozessen und Arbeitsweisen. Mit dem digitalisierten Visumsprozess soll das mühsame Herumreichen von Papierrechnungen der Vergangenheit angehören. Die Definition eines IKS-Prozesses zu den Kreditoren stellt zusätzlich sicher, dass die Vorgaben der Visumslimiten eingehalten werden.
Fabienne Meyer, Verantwortliche Kreditorenbuchhaltung & Visumskontrolle bei Careum, beschreibt die durch BDO unterstützte Einführung des neuen Prozesses so:
«Die Konzeptionsphase verlief konstruktiv und lösungsorientiert. Die Dauer von der Planung bis zur Umsetzung war kurz und die Realisierung der Visumskontrolle geschah reibungslos. Auch für teils schwierig abbildbare Strukturen innerhalb des Unternehmens wurden passende Lösungen gefunden. Vor der eigentlichen Einführung wurde die Visumskontrolle mit einer Pilot-Gruppe in der Testumgebung simuliert. Zusätzliche Bedürfnisse wurden dadurch rasch erkannt und, wo sinnvoll, berücksichtigt. Detail-Fragen wurden bei der Schulung direkt angesprochen und geklärt.»
In den Abteilungen werden die Papierrechnungen definitiv nicht vermisst.
«Wir erhielten bereits nach der Schulung sowie nach der Einführungsphase durchwegs positive Rückmeldungen von den Mitarbeitenden. Sie sind begeistert, dass der Vorgang rund um die Visumskontrolle nun vollständig digital abläuft. Dies erleichtert den Arbeitsalltag enorm, da die Rechnungen orts- und zeitunabhängig kontrolliert und freigegeben werden können. Die Angewöhnungszeit an den neuen Prozess war von äusserst kurzer Dauer, die Teams fanden sich in MyAbacus schnell zurecht.»
Vorteile für die Finanzabteilung
Ein grosses Plus stellen für die Kundin zudem die deutlich kürzeren Wege bei der Rechnungs- und Visumskontrolle dar, die dazu führen, dass Rechnungen pünktlich zur Zahlung gelangen. So gehören Zahlungserinnerungen der Vergangenheit an. Die Finanzabteilung hat immer die Übersicht, in welchem Prozessschritt sich eine Rechnung gerade befindet. Bei Fälligkeit einer Rechnung ist ersichtlich, welches Visum noch ausstehend ist, sodass die entsprechende Person direkt kontaktiert werden kann.
Michael Grimm
Nastassia Fercher
Christian Müller